Datenschutzerklärung Mitarbeiter und Stellenbewerber

Zuletzt geändert am 3. März 2021

Der Schutz Ihrer Daten hat hohe Bedeutung. Besonders im Internet, wo nicht immer ganz einsichtig ist, was von Ihnen preisgegeben wird und was nicht. Als (potenzieller) Arbeitgeber erheben, speichern und nutzen wir viele Ihrer personenbezogenen Daten. Wir halten es für wichtig, Sie darüber zu informieren, was mit diesen Daten geschieht. Swiss Sense respektiert Ihre Privatsphäre und stellt sicher, dass Ihre persönlichen Daten streng vertraulich behandelt werden. Sämtliche Information, die Sie Swiss Sense zur Verfügung stellen, wird streng vertraulich behandelt und in keiner Weise an Dritte weitergegeben, außer wenn dies ist angegeben in diesem Datenschutzerklärung.

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie auf klare und transparente Weise über die Art und Weise, wie Swiss Sense personenbezogene Daten verarbeitet. Selbstverständlich werden diese personenbezogenen Daten mit größtmöglicher Sorgfalt behandelt und gesichert. Dabei hält sich Swiss Sense an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Wir unterscheiden zwischen der Verarbeitung personenbezogener Daten von Stellenbewerbern und Mitarbeitern. Unter Mitarbeitern verstehen wir Mitarbeiter mit einem Arbeitsvertrag, Leih- und Zeitarbeitnehmer, Personen, die im Rahmen eines bestimmten Auftrags tätig sind, ehemalige Mitarbeiter und Auszubildende bzw. Praktikanten.

Das bedeutet, dass wir:

In dieser Datenschutzerklärung eindeutig angeben, zu welchem Zweck wir personenbezogene Daten erheben.
Wir unsere Erhebung von personenbezogenen Daten auf die personenbezogenen Daten beschränken, die für diese Zwecke erforderlich sind.
Ihre personenbezogenen Daten zur Umsetzung unserer Ziele verarbeiten und Ihre Zustimmung einholen, wenn dies erforderlich ist.
Geeignete Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ergreifen – sowie dies ebenfalls von Parteien fordern, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten.
Ihr Recht auf Zugang, Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten respektieren.

Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Swiss Sense Deutschland GmbH
Hermann-Seger-Straße 2-4
450226 Frechen
Deutschland
Website: www.swisssense.de
Kontakt: https://www.arbeitenbeiswisssense.de/kontakt

Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist erreichbar über folgende E-Mail-Adresse: privacy@swisssense.com.

a. Stellenbewerbern

Welche Daten verarbeiten wir?

Für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung benötigen wir bestimmte Informationen von Ihnen und möchten gerne zunächst alle Informationen erfassen, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen. Denn je mehr Details und Informationen, desto besser können wir beurteilen, ob Sie zu der freien Stelle in unserem Unternehmen passen.

Persönliche Angaben (Wohnort, Geschlecht, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse und Telefonnummer)
Wenn Sie sich bei Swiss Sense bewerben, machen Sie eine Reihe von persönlichen Angaben, wie z.B.: Name, Adresse, Geschlecht, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Neben dem persönlichen Kontakt, den wir für sehr wichtig halten, benötigen wir natürlich Ihre Kontaktdaten, um Ihre Bewerbung beantworten zu können und Sie zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen.

Lebenslauf, Motivationsschreiben und Kernkompetenzen
Wir bitten Sie auch, Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben hochzuladen. Auf Grundlage dieser Informationen führt unsere Personalabteilung eine (erste) Bewertung durch, um festzustellen, ob wir eine Übereinstimmung sehen.

Ein Foto (wenn Sie mögen, keine Pflicht!)
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, ein Foto hochzuladen. Dann haben wir gleich ein Gesicht zu der Person, mit der wir in Kontakt stehen und das gibt doch gleich immer ein besseres Gesamtbild. Doch dies fällt unter besondere personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der DSGVO-Gesetzgebung nicht von Ihnen verlangen dürfen.

Sie sind also nicht dazu verpflichtet, uns ein Foto von Ihnen zu schicken. Doch wenn Sie damit kein Problem haben, freuen wir uns darüber.

Was wir nicht von Ihnen verlangen

Wir fordern keine sensiblen Daten an, die wir nicht von Bewerbern auf freie Stellen verlangen dürfen. Dazu gehören personenbezogene Daten über Rasse, Religion oder Weltanschauung, ethnische Herkunft, politische Ausrichtung, Gesundheit, sexuelle Orientierung oder Gewerkschaftszugehörigkeit einer Person.

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck)?
Wenn Sie sich bei uns bewerben, benötigen wir einige Informationen von Ihnen. Zweck der Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist:

Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlprozesses
Abschluss eines Arbeits- oder Praktikumsvertrags
Für interne Analysen zur Prozessverbesserung. Ihre Daten werden zu diesem Zweck anonymisiert.

Datenerfassung
Die personenbezogenen Daten werden auf Grundlage Ihrer Informationen, der gesetzlichen Vorschriften oder des berechtigten Interesses von Swiss Sense gespeichert. Wir erfassen diese Daten, damit wir die oben beschriebenen Zwecke erfüllen können.

Die untenstehende Tabelle zeigt, welche personenbezogenen Daten wir von unseren Stellenbewerbern verlangen und für welche Zwecke sie genutzt/verarbeitet werden. Die in der Tabelle aufgeführten Aufbewahrungsfristen gelten für Sie als Bewerber nicht. Wenn Daten erhoben werden, für die Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen.

Aufbewahrungsfrist
Personenbezogene Daten werden nicht länger aufbewahrt, als für das Auswahlverfahren erforderlich ist. Wenn wir keinen Arbeits- oder Praktikumsvertrag mit Ihnen eingehen, werden die Daten spätestens vier Wochen nach dem Auswahlverfahren gelöscht. Es ist möglich, dass wir Ihre Daten für eine zukünftige freie Stelle aufbewahren möchten. In diesem Fall holen wir immer vorab Ihre Einwilligung ein. Wenn Sie Ihre Einwilligung erteilen, werden Ihre Daten maximal ein Jahr lang gespeichert.

b. Mitarbeiter

Welche Daten verarbeiten wir?

Abhängig von Ihrer Funktion erfassen wir die folgenden Daten zu Ihnen:

Namens- und Adressdaten

Geburtsdatum
Staatsangehörigkeit
Geschlecht
Sozialversicherungsnummer
Bankkontonummer
Telefonnummer
E-Mail-Adresse (sowohl beruflich als auch privat)
Familienstand
Kopie Personalausweis
Social Identifikation Nummer
Code 95
Lebenslauf, Zeugnisse
Kontaktdaten im Notfall
Personalnummer
Dokumentation beruflicher Werdegang
Personalakte, Dazu gehören insbesondere die folgenden Kategorien von Informationen und Dokumenten:

Der Arbeitsvertrag und vereinbarte Nachträge und Ergänzungen, allgemein gehaltene Informationsschreiben wie z.B. die vorliegende Auskunft zur Arbeitnehmer-Datenverarbeitung, arbeitsvertragliche Weisungen, sonstige auf das Arbeitsverhältnis bezogene Korrespondenz zwischen Swiss Sense und der Mitarbeiter;
Arbeitsvertragsbezogene Dokumente und Schreiben wie z.B. Aufzeichnungen über Umsatzbonus, Kundenzufriedenheitsbonus, Shop-Manager-Bonus sowie Salesbonus der Mitarbeiter. Außerdem Aufstellungen der für die Gehaltsfindung relevanten monatlichen und jährlichen Umsätze;
Aufzeichnungen über Fehlzeiten, Überstunden und Urlaubstage;
Angaben zur gesetzlichen Krankenkasse, bei der Arbeitnehmerin die versichert ist;
Für Gehaltsabrechnungen bedeutsame und sozialversicherungs-rechtlich und/oder lohnsteuerlich bedeutsame Merkmale wie z.B. das Geburtsdatum, die bestehende Religionszugehörigkeit, der Personenstand, gesetzliche Unterhaltspflichten, die Steueridentifikationsnummer, die Angabe der Mitarbeiter, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt, die Angabe der Mitarbeiter, ob und in welcher Höhe ein Lohnsteuerfreibetrag abgerufen werden soll;
Sensible Daten im Sinne von Art. 9 Abs.1 DS-GVO, soweit diese für die laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnungen, für Lohnersatzleistungen und/oder für die lohnsteuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Meldungen und Jahresmeldungen erforderlich sind, d.h. neben der o.g. Religionszugehörigkeit auch Gesundheitsdaten wie z.B. krankheitsbedingte Fehlzeiten, ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen;
Gehaltsabrechnungen, sozialversicherungsrechtliche Meldungen und Jahresmeldungen bzw. Jahresbescheinigungen, steuerliche Dokumente wie z.B. Lohnsteuerunterlagen und Lohnsteuerjahresbescheinigungen;

Sonstiges Bild-/Tonmaterial (interne Publikationen, Aufzeichnungen zu Schulungszwecken, Aufzeichnungen von Kundenkontakt).

Zu welchem Zweck verwenden wir Ihre Daten?
Wenn Sie einen Arbeits- oder Praktikumsvertrag bei Swiss Sense haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke:

um der Mitarbeiter identifizieren zu können
um das Arbeitsverhältnis ordnungsgemäß durchzuführen und um die ordnungsgemäße Durchführung zu dokumentieren
Umsetzung des Arbeits- oder Praktikumsvertrags
Lohnbuchhaltung

Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z.B. Zahlung von (Lohn-)Abgaben, Betriebsprüfung, innerbetrieblicher Notfallplan)
Im Zusammenhang mit der Durchführung des Arbeitsvertrags (wie Beurlaubung/Tätigkeiten)
Erfassung und Überwachung von Krankheit und Fehlzeiten:
Unterhaltung des Kontakts mit Ihnen
Umsetzung sonstiger Richtlinien, wie Anwesenheitspflicht
Mitgliedschaft in der Personalvertretung
Betreuung, Coaching und Fortbildung
Verbesserung des Arbeitsumfelds, einschließlich der Teilnahme an einer Umfrage
zur Korrespondenz mit dem Mitarbeiter
zur Wahrung berechtigter Interessen unserer Mandantin, insbesondere im Zusammenhang mit möglicherweise gegenüber dem Arbeitgeber geltend gemachten Ansprüchen auf Zahlung von Gehaltsrückständen, Urlaubsabgeltungen, Schadensersatz, Geldentschädigungen oder anderen Ansprüchen im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis

Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Daten der Mitarbeiter offengelegt werden

Eine Offenlegung der persönlichen Daten und Dokumente der Mitarbeiter an Dritte zu anderen als den im Folgenden unter Punkt b) genannten Zwecken erfolgt nicht.
Soweit dies gemäß Art. 6 Abs.1 Unterabsatz 1 Buchstabe b) oder Buchstabe c) DSGVO für die Durchführung des oben genannten Arbeitsverhältnisses oder zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des Arbeitgebers erforderlich ist, werden personenbezogene Daten der Arbeitnehmerin zum Zwecke der arbeitsrechtlichen, sozialrechtlichen, steuerrechtlichen und/oder sozialversicherungsrechtlichen Korrespondenz sowie im Zusammenhang mit auf diese Rechtsgebiete bezogenen Meldungen und/oder Erklärungen an Dritte weitergegeben. Die weitergegebenen Daten dürfen von den Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Zu diesen Dritten gehören insbesondere folgende Stellen und Personen:

I. Krankenkassen, Arbeitsagenturen, Träger der gesetzlichen Rentenversicherung, Träger der gesetzlichen Pflegeversicherung, Träger der gesetzlichen Unfallversicherung, Finanzämter

II. Sonstige Stellen, Dienstleister, Gerichte und Behörden, die Aufgaben im Zusammenhang mit dem Arbeitsrecht, dem Lohnsteuerecht, der medizinischen oder der Gesundheitsversorgung oder des Sozialversicherungsrechts wahrnehmen wie z.B. Elterngeldstellen, Integrationsämter, Arbeitsschutzbehörden, Datenschutzbehörden, medizinische Einrichtungen wie Arztpraxen und Krankenhäuser

Swiss Sense kann IT-Dienstleister zur Verarbeitung personenbezogener Daten nutzen. Swiss Sense verwendet beispielsweise ein Rekrutierungssystem, um das Bewerbungsverfahren zu unterstützen. Und ein System zur Registrierung der geleisteten Arbeitsstunden. Wir benutzen auch eine Applikation, um (persönliche) Informationen zu übermitteln, z.B Einblick geben bei einem Bonus.

Diese Dienstleister verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag. Wir schließen strenge Verträge mit diesen Dienstleistern, in denen genau angegeben ist, welche Daten gemeinsam genutzt werden und warum dies erforderlich ist. Die Forderungen von Swiss Sense garantieren, dass die bereitgestellten Daten nur für den angegebenen Zweck und die Gewissheit verwendet werden, wie der Dienstleister die Daten schützt und nach ihrer Verwendung zerstört.

Aufbewahrungsfrist

A. Die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten der Mitarbeiter beruht überwiegend auf den Rechtfertigungsgründen bzw. Rechtsgrundlagen, die in Art. 6 Abs.1 Satz 1, Unterabsatz 1, Buchstaben b) und c) DSGVO sowie in Art. 9 Abs. 2 Buchstabe b) DSGVO genannt sind. Danach ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Swiss Sense gerechtfertigt,

weil sie für die Erfüllung des oben genannten Arbeitsvertrags erforderlich ist, die auf Anfrage der Arbeitnehmerin erfolgen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1, Unterabsatz 1, Buchstabe b) DSGVO), und/oder
weil sie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unsere Mandantin unterliegt (Art. 6 Abs. 1 Satz 1, Unterabsatz 1, Buchstabe c) DSGVO), und/oder
weil es sich um sensible Daten der Mitarbeiter wie z.B. Gesundheitsdaten oder eine Religionszugehörigkeit handelt, deren Verarbeitung erforderlich ist, damit Swiss Sense die ihre zustehenden arbeits- oder sozialrechtlichen Rechtsansprüche wahrnehmen bzw. ihre arbeits- oder sozialrechtlichen Pflichten erfüllen kann (Art. 9 Abs. 2 Buchstabe b) DSGVO).
Soweit die Verarbeitung der Daten der Mitarbeiter auf diesen Rechtfertigungsgründen beruht, werden die Daten bis zum Ablauf der jeweils maßgeblichen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die Swiss Sense beachten muss, verarbeitet und sodann unverzüglich gelöscht. Dokumente sowie Papierpersonalakten werden zu diesem Zeitpunkt unverzüglich einer ordnungsgemäßen Aktenvernichtung zugeführt.

B. Die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten der Mitarbeiter beruht darüber hinaus teilweise auch auf dem Rechtfertigungsgrund gemäß Art. 6 Abs.1 Unterabsatz 1 Buchstabe f) DSGVO, d.h. auf der Wahrung berechtigter Interessen des Swiss Sense.

Soweit dieser Rechtfertigungsgrund für die Datenverarbeitung eingreift, werden die Daten bis zum Ablauf der längsten möglichen Verjährungsfrist denkbarer, gegenüber Swiss Sense möglicherweise behaupteter Ansprüche verarbeitet und sodann unverzüglich gelöscht.

Diese Frist beträgt drei Kalenderjahre und entspricht der regelmäßigen gesetzlichen Verjährungsfrist. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Mitarbeiter aus dem Arbeitsverhältnis ausgeschieden ist. Mit Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist verjähren Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis, z.B. auf rückständigen Lohn, Urlaubsabgeltung usw., gemäß § 195 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) in Verb. mit § 199 Abs.1 BGB.

C. Dokumente sowie Papierakten werden nach Ablauf der o.g. Aufbewahrungsfristen unverzüglich einer ordnungsgemäßen Aktenvernichtung zugeführt, in elektronisch geführten Personalakten gespeicherte Daten werden unverzüglich gelöscht.

Information über die Herkunft von Daten, die nicht beim Arbeitnehmer erhoben werden

Gemäß § 39e Abs. 4 Satz 1 Einkommensteuergesetz (EStG) bist du dazu verpflichtet, Swiss Sense bei Beginn des Arbeitsverhältnisses bestimmte personenbezogene Daten mitzuteilen (insbesondere Geburtsdatum und Geburtsort sowie die persönliche Identifikationsnummer), damit Swiss Sense mithilfe dieser Daten die Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) beim Bundeszentralamt für Steuern bzw. bei der von diesem Amt geführten ELStAM-Datenbank abrufen kann.

Gemäß § 39e Abs. 4 Satz 2 EStG ist Swiss Sense dazu verpflichtet, bei Beginn des Arbeitsverhältnisses die ELStAM der Mitarbeiter beim Bundeszentralamt für Steuern durch Datenfernübertragung abzurufen und sie in das Lohnkonto für den Mitarbeiter zu übernehmen. Für den Abruf deine ELStAM muss sich Swiss Sense authentifizieren und deine Wirtschafts-Identifikationsnummer angeben, außerdem muss Swiss Sense einige personenbezogene Daten von du (insbesondere Geburtsdatum und Geburtsort sowie die persönliche Identifikationsnummer) angeben sowie das Einstellungsdatum mitteilen (§ 39e Abs.4 Satz 3 EStG).

Gemäß § 39e Abs. 5 Satz 1 EStG ist Swiss Sense dazu verpflichtet, die abgerufenen ELStAM der Mitarbeiter für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs der Mitarbeiter anzuwenden, und zwar solange, bis das Bundeszentralamt für Steuern geänderte ELStAM zum Abruf bereitstellt oder bis das Arbeitsverhältnis beendet ist. Die abgerufenen ELStAM sind in den monatlichen Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen anzugeben (§ 39e Abs.5 Satz 2 EStG). Dementsprechend ist Swiss Sense zur laufenden Aktualisierung deine ELStAM verpflichtet, das heißt Swiss Sense muss die vom Bundeszentralamt für Steuern bereitgestellten Mitteilungen und deine ELStAM monatlich anfragen und abrufen (§ 39e Abs.5 Satz 3 EStG).

Auf der Grundlage der vorstehend genannten, für Swiss Sense zwingenden gesetzlichen Regelungen erhebt Swiss Sense im Rahmen der laufenden Gehaltsabrechnungen personenbezogene Daten der Mitarbeiter (nämlich ELStAM) nicht bei dieser, sondern bei einer anderen Stelle, nämlich bei der ELStAM-Datenbank, die das Bundeszentralamt für Steuern führt, laufend aktualisiert und zum Download bereitstellt.

Zu deinen ELStAM (= Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale), welche Swiss Sense nicht bei du erhebt, gehören folgende personenbezogene Daten (§ 39 Abs.4 EStG):

Steuerklasse und Faktor,
Zahl der Kinderfreibeträge bei den Steuerklassen I bis IV,
Freibetrag und Hinzurechnungsbetrag,
Höhe der Beiträge für eine private Krankenversicherung und für eine private Pflege-Pflichtversicherung für die Dauer von zwölf Monaten, wenn der Mitarbeit dies beantragt
Mitteilung, dass der von unserer Mandantin gezahlte Arbeitslohn nach einem Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung von der Lohnsteuer freizustellen ist, wenn die Arbeitnehmerin dies beantragt.

Darüber hinaus speichert das Bundeszentralamt für Steuern gemäß § 39e Abs. 2 Satz 1 EStG zum Zweck der Bereitstellung automatisiert abrufbarer Lohnsteuerabzugsmerkmale für Swiss Sense:

Rechtliche Zugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft sowie Datum des Eintritts und Austritts
Melderechtlicher Familienstand sowie Tag der Begründung oder Auflösung des Familienstands und bei Verheirateten die Identifikationsnummer des Ehegatten
Kinder mit ihrer Identifikationsnummer

c. Allgemein

Was sind die Rechtgrundlagen der Verarbeitung?
Die wichtigste Grundlage für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten durch Swiss Sense ist die Erfüllung des Arbeitsvertrages. Darüber hinaus hat Swiss Sense auch gewisse gesetzliche Verpflichtungen in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO dient unserem Unternehmen als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen. Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung eines Arbeitsvertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, erforderlich so beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Gleiches gilt für solche Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, etwa in Fällen von Stellenbewerbern. Unterliegt unser Unternehmen einer rechtlichen Verpflichtung, durch welche eine Verarbeitung von personenbezogenem Daten erforderlich wird, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, so basiert die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Manche Verarbeitungen erfolgen auf Grundlage der Einwilligung. Werden Daten auf Grundlage von Einwilligung verarbeitet, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Sie können Ihre Einwilligung widerrufen, indem Sie sich an die Personalabteilung wenden, über die E-Mail-Adresse: hr@swisssense.nl.

Letztlich könnten Verarbeitungsvorgänge auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Auf dieser Rechtsgrundlage basieren Verarbeitungsvorgänge, die von keiner der vorgenannten Rechtsgrundlagen erfasst werden, wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich ist, sofern die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen. Solche Verarbeitungsvorgänge sind uns insbesondere deshalb gestattet, weil sie durch den Europäischen Gesetzgeber besonders erwähnt wurden. Basiert die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, ist unser berechtigtes Interesse die Durchführung unserer Geschäftstätigkeit zugunsten des Wohlergehen all unserer Mitarbeiter und unserer Anteilseigner.

Bereitstellung der personenbezogenen Daten; mögliche Folgen der Nichtbereitstellung

Wir weisen Sie darauf hin, dass die Bereitstellung personenbezogener Daten zum Teil gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. aufgrund von Steuervorschriften) oder sich auch aus vertraglichen Regelungen (z.B. Angaben zum Vertragspartner) ergeben kann. Mitunter kann es zu einem Vertragsschluss erforderlich sein, dass eine betroffene Person uns personenbezogene Daten zur Verfügung stellt, die in der Folge durch uns verarbeitet werden müssen. Die betroffene Person ist beispielsweise verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen, wenn unser Unternehmen mit ihr einen Vertrag abschließt. Eine Nichtbereitstellung der personenbezogen Daten hätte zur Folge, dass der Vertrag mit dem Betroffenen nicht geschlossen werden kann.

Was sind Ihre Rechte?
Als Inhaber Ihrer personenbezogenen Daten (Betroffener) haben Sie gemäß der Datenschutzgesetzgebung bestimmte Rechte. Wenn Sie diese Rechte ausüben möchten, senden Sie bitte eine Anfrage an den Datenschutzbeauftragten von Swiss Sense, über die E-Mail-Adresse: privacy@swisssense.com.

Wenn Sie eine Anfrage einreichen, kann der Datenschutzbeauftragte Sie bitten, sich zu identifizieren, um sicherzustellen, dass nur Sie Zugang zu Ihren eigenen personenbezogenen Daten haben. Sie haben folgende Rechte.

Auskunftsrecht

Sie haben jederzeit das Recht, von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen unentgeltliche Auskunft über die Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten und eine Kopie dieser Auskunft zu erhalten.

Recht auf Berichtigung

Außerdem haben Sie ein unverzügliches Berichtigungsrecht, wenn Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig von uns als Verantwortlichem gespeichert wurden.

Möchten Sie das Berichtigungsrecht in Anspruch nehmen, können Sie sich hierzu jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten unter privacy@swisssense.com wenden.

Recht auf Löschung

Sie können von uns als Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden. Wir als Verantwortliche sind dann verpflichtet, Ihre Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer die folgenden Gründe zutrifft:

Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für solche Zwecke erhoben oder wurden auf sonstige Weise verarbeitet, für die sie nicht mehr notwendig sind.
Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
Sie legen gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder die betroffene Person legt gemäß Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

Sofern einer der oben genannten Gründe zutrifft und eine betroffene Person die Löschung von personenbezogenen Daten, die bei der Firma Swiss Sense gespeichert sind, veranlassen möchte, können Sie sich hierzu jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten unter privacy@swisssense.com wenden.

Wurden die personenbezogenen Daten von der Firma Swiss Sense öffentlich gemacht und ist unser Unternehmen als Verantwortlicher gemäß Art. 17 Abs. 1 DSGVO zur Löschung der personenbezogenen Daten verpflichtet, so trifft die Firma Swiss Sense unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um andere für die Datenverarbeitung Verantwortliche darüber in Kenntnis zu setzen, dass die betroffene Person von diesen anderen für die Datenverarbeitung Verantwortlichen die Löschung sämtlicher Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt hat, soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist. Der Datenschutzbeauftragte der Firma Swiss Sense oder ein anderer Mitarbeiter wird im Einzelfall das Notwendige veranlassen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

wenn Sie die Richtigkeit, der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Sofern eine der oben genannten Voraussetzungen gegeben ist und eine betroffene Person die Einschränkung von personenbezogenen Daten, die bei der Firma Swiss Sense gespeichert sind, verlangen möchte, kann sie sich hierzu jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten oder einen anderen Mitarbeiter des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden. Der Datenschutzbeauftragte der Firma Swiss Sense oder ein anderer Mitarbeiter wird die Einschränkung der Verarbeitung veranlassen.

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

Recht auf Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern

die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und
die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

Zur Geltendmachung des Rechts auf Datenübertragbarkeit kann sich die betroffene Person jederzeit an den von der Firma Swiss Sense bestellten Datenschutzbeauftragten oder einen anderen Mitarbeiter wenden

Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtlicher Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung

für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und dem Verantwortlichen erforderlich ist,
aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten oder
mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.

Allerdings dürfen diese Entscheidungen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a oder g gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen getroffen wurden.

Hinsichtlich der in (1) und (3) genannten Fälle trifft der Verantwortliche angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie Ihre berechtigten Interessen zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

Weitergabe personenbezogener Daten an andere Unternehmen und Organisationen
Swiss Sense kann für die Verarbeitung personenbezogener Daten (IT-)Dienstleister einsetzen. So nutzt Swiss Sense beispielsweise ein Recruiting-System, um den Bewerbungsprozess zu unterstützen. Sowie ein System zur Erfassung von geleisteten Arbeitsstunden. Diese Dienstleistungsunternehmen verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag. Mit diesen Dienstleistern schließen wir strikte Verträge ab, die genau festlegen, welche Daten weitergegeben werden und warum sie benötigt werden. Dabei verlangt Swiss Sense Garantien, dass die zur Verfügung gestellten Daten nur für den angegebenen Zweck verwendet werden und Sicherheiten dazu, wie der Dienstleister die Daten schützt und wie er sie nach Gebrauch vernichtet.

Swiss Sense gibt personenbezogene Daten auch an andere Unternehmen weiter, weil wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z.B. an die Steuerbehörde oder an den Buchhalter für die Prüfung von Gehältern).

Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Swiss Sense verwendet bei der Ausführung des Arbeitsverhältnisses keine automatisierte Entscheidungsfindung. Wir verwenden Profiling nur, wenn Sie ein Logistiktreiber sind. Im LKW befindet sich ein Tracking-System, das Ihren Fahrstil bewertet.

Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Swiss Sense sorgt – gemeinsam mit eventuellen Dienstleistern – für einen angemessenen organisatorischen und technischen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten.

Damit stellt Swiss Sense sicher, dass diese Daten nur von Personen eingesehen werden können, die aufgrund ihrer Funktion oder Aufgabe dazu berechtigt sind, und dass die Daten nur für die Zwecke, für die sie erhoben wurden und auf einer gesetzlichen Grundlage verwendet werden.

Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

Swiss Sense behält sich das Recht vor, Änderungen an seiner Datenschutzrichtlinie vorzunehmen. Wenn im Falle neuer Gesetze oder Vorschriften eine Änderung unserer Datenschutzerklärung erforderlich ist, finden Sie auf unserer Website immer die aktuellen Informationen.

Fragen, Anmerkungen oder Beschwerden

Wenn Sie eine Beschwerde über die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben, kontaktieren Sie uns bitte. Sie können dies tun, indem Sie eine E-Mail an den Datenschutzbeauftragten senden: privacy@swisssense.com.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, der Aufsichtsbehörde für die Verarbeitung personenbezogener Daten einzureichen.